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GESTION INFORMATISEE, POURQUOI ?
En inventant la première machine arithmétique, Blaise Pascal (1642) visait un triple objectif : faciliter la vie à son père dans l’exécution de tâches récursives de calcul des impôts, accélérer l’exécution de ces tâches et enfin fiabiliser les résultats en les libérant de facteurs tels que la fatigue, l’incompétence, et la subjectivité. Cependant, nous nous passons volontiers de l’utilisation d’une machine à calculer, si performante soit-elle, lorsque nous devons effectuer des calculs simples. Cela signifie que le traitement automatique d’une information simple est a priori inutile.
La gestion informatisée des archives n’échappe pas à cette règle. Son importance apparaît de diverses façons : les locaux sont saturés, les boîtes d’archives arrivent sans cesse, il n’y a pas assez de personnel qualifié pour s’occuper de la gestion d’un système d’archives de plus en plus complexe, la file d’attente prend de l’importance du côté de la demande, les réponses tardent à arriver, la dispersion géographique rend difficile la coordination de la gestion des archives et pourtant, conserver, trier, classer, inventorier et communiquer les archives restent un impératif juridique.
En effet, il n’est un secret pour personne que la loi impose d’archiver les documents dans des délais de conservation assez longs d’autant plus qu’en droit civil, la preuve écrite est de règle. Le choix de la gestion informatisée des archives relève donc beaucoup plus de la nécessité que du luxe ou d’un phénomène de mode.
QUE PEUT CHANGER L’INTEGRATION DE L’INFORMATIQUE A LA GESTION DES ARCHIVES ?
Avant tout, la gestion informatisée des archives a pour but d’apporter plus de clarté et de transparence dans l’exercice de la profession archivistique.
Il est révolu le temps où les archives sont associées au cliché de bâtiment désaffecté, de vieux documents, de dessous d’escaliers, de sous sols et de vrac. Ces clichés, malheureusement toujours réels au Togo, permettent certes de conserver des documents, mais ils empêchent toute restitution et vouent lesdits documents à une perte certaine du fait de l’action des prédateurs qui se recrutent tant parmi les humains que parmi les insectes et autres intempéries.
N.B. : Ces remarques nous permettent de constater qu’il ne peut y avoir d’informatisation sans une préalable prise en charge manuelle.
Le deuxième changement qu’apporte l’informatisation est la diminution du temps d’attente, et donc l’amélioration de la qualité du service. Certains changements secondaires ne sont pas à négliger, notamment la motivation du personnel qui a plus de facilités à interroger un terminal que d’effectuer une descente dans l’enfer des tas de documents à l’état indescriptible.
De plus, à long terme, la centralisation des demandes permet de découvrir des erreurs de fonctionnement, puisque l’informatisation rend possible l’analyse d’un ensemble plus cohérent de demandes. Pour finir, le nombre de demandes de documents est automatiquement lié au nombre de réclamations. Par conséquent, quantifier les recherches aux archives revient à quantifier la qualité du service puisque les statistiques des recherches générées par la gestion informatisée et généralement transmises à la hiérarchie, constituent un élément quantitatif de qualité.
EN QUOI CONSISTE L’INFORMATISATION DES ARCHIVES ?
Comme nous l’avons vu plus haut, l’informatisation des archives consiste à associer l’ordinateur à la gestion quotidienne des documents d’archives.
Il est important de rappeler ici que la notion d’archives diversifie la forme et le support des documents. On peut donc regrouper sous le vocable archives, tout support papier, multimédia, magnétique, et informatique ; cette dernière catégorie est également connue sous l’appellation " archives numériques ou électroniques ".
L’informatisation des archives est donc tout procédé de collecte, de traitement et de diffusion des archives nécessitant l’utilisation de l’outil informatique.
De nos jours, la plupart des documents existant sur support papier ont été au premier abord créés au format électronique avant d’être imprimés. Une bonne politique de collecte de ces documents devrait donc inclure la récupération des fichiers électroniques sources en s’assurant de la version et du format. La phase de traitement quant à elle doit s’opérer dans des conditions bien conformes aux normes de la profession archivistique. Les opérations dites manuelles ne sauraient être sacrifiées au profit d’une quelconque informatisation hâtive si efficace soit-elle.
Elles permettent entre autres d’élaborer des tableaux de gestion, autrefois appelés " tableaux de tri ", et qui détaillent pour toutes les natures de documents, la durée de conservation, de faire un récolement (relevé topographique) dont le but est de déterminer les organismes propriétaires, et finalement de trier, inventorier et reconditionner tous les documents. Toutes ces tâches préliminaires doivent impérativement être exécutées par des archivistes suffisamment au fait du processus global. Après coup, on peut de façon raisonnable, passer aux solutions automatisées.
Celles-ci peuvent consister à déployer plusieurs types d’intelligences artificielles : automatisation simple des instruments de recherche avec pour but la localisation rapide des documents primaires, automatisation complète du système, avec pour buts la localisation, l’accès et la reproduction rapides, et/ou à distance de l’information.
PROBLÉMATIQUE DE LA NUMÉRISATION DES ARCHIVES
On entend par numérisation, tout procédé visant à rendre utilisable par l’ordinateur, une information qui, dans sa forme première, ne peut être lue par un système informatique. Dans le cas du support papier, cette solution passe par un scanner, et dans les autres cas, par des procédures plus appropriées. Par exemple, une bande audiovisuelle peut parfaitement s’intégrer à l’ordinateur par le biais d’une carte multimédia d’acquisition de données.
Numériser est certes une solution alléchante, mais cauchemardesque, en regard du caractère titanesque du travail à accomplir. Nul ne saurait accepter l’idée de numériser des millions de documents alors que la consultation ne dépasse pas la moyenne de trois pour mille (3/1000) des documents conservés !
De nombreux dossiers du personnel du Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Réforme Administrative au Bénin sont en cours de numérisation, et l’opération ne sera pas finie avant de nombreuses et longues années... Cette catégorie de dossiers est vouée à l’élimination 120 ans après la naissance des intéressés et la plate forme risque d’être fonctionnelle juste au moment où 50 % des personnes déjà enregistrées seraient à la retraite...
Il est clair que la gestion informatisée des archives n’est en aucun cas synonyme de numérisation. Et du coup, se pose la question des compétences nécessaires à la mise en place d’une politique de gestion informatisée des archives. Il s’agit de ce côté de la Gestion Électronique des Documents (GED).
La formation reçue actuellement par les archivistes n’offre pas suffisamment de compétences pour élaborer une politique de gestion informatisée des archives. Encore moins les informaticiens. A concept nouveau, nouvelle compétence. Cette pratique nouvelle s’appelle le records management et est du ressort d’une nouvelle race d’archivistes connus sous le nom de records managers. Ces archivistes bénéficient d’une double compétence archivistique et informatique. Ils connaissent tous les aspects du métier d’archiviste, et maîtrisent les techniques informatiques modernes.
SOLUTIONS LOGICIELLES POUR UNE BONNE GESTION INFORMATISEE DES ARCHIVES
Les solutions que nous connaissons déjà sont assez efficaces. Reste à les adapter à nos nouveaux besoins. Et c’est là qu’entre en jeu la double compétence. En effet, il est possible de réussir l’informatisation de ses archives sous WINISIS (un logiciel développé par l’UNESCO). Cet outil offre énormément de possibilités de personnalisation, de modification et d’amélioration que l’on classe dans la catégorie " utilisation avancée ".
Il est également possible de développer des applications en architecture client/serveur en PHP/MySQL, pratiques sur Internet et en Intranet, à condition d’en avoir la compétence. L’avantage de ces solutions réside dans le fait qu’elles sont libres, et en réadaptables. Ne perdons pas de vue le fait que la qualité d’un programme de ce genre repose sur le choix du SGBD, de l’architecture, des fonctions de recherche documentaire, du respect des normes (pour l’interfaçage Web, l’import-export des données en XML, etc.).
RÉFLEXIONS POUR L’AVENIR
Il ne m’a pas été possible d’effectuer une enquête formelle sur le terrain dans le cadre de la rédaction du présent document. Toutefois, je suis resté le plus proche que possible de mes convictions et de la réalité.
Je reste convaincu qu’une gestion informatisée se limitant à la gestion des entrées et des cotes, à la description du contenu des articles associant une analyse en texte libre et des indexations en langage contrôlé en vue de la recherche, à la gestion de la communication et des éliminations est assez suffisant pour améliorer la situation des archives.
Par ailleurs, il importe que des décisions soient prises par les institutions compétentes de l’Etat en matière d’archives afin de :
1. Recommander à tous les organismes producteurs d’archives, l’archivage systématique des documents au double format papier et électronique ; cela éviterait d’avoir un jour recours au scanner.
2. Faire une étude des besoins en gestion électronique des archives sur l’étendue du territoire afin d’accompagner leur satisfaction.
3. Créer un laboratoire de recherche chargé de réadapter ou de concevoir des solutions d’informatisation des archives, ou le cas échéant, de donner des conseils en cas de consultation.
En définitive, la réussite de l’intégration de l’outil informatique à la gestion des archives au Togo quel que soit le degré d’automatisation, est tributaire de la volonté affirmée des autorités du pays et des compétences déployées.
Article proposé par :
Junior Holonou DANKLOU
Conservateur des Archives
Consultant en Communication & Gestion Documentaire
J'espère qu'il ne l'est pas. Faudrait pas que des gens immoraux et irresponsables viennent entaché le nouveau parti et son porteur. Je souhaiterais que désormais Le Présid ... »
Peut être qu'ils ont oublié de re-ouvrir. 
